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年会策划与筹备指南大全
(2020-11-6)
 

    年会策划是指为达到开好年会的目标,对年会进行系统全面的构思,制订并选择合理的可执行方案的过程,年会的筹备是按照已审批策划案进行统筹和准备的过程。我将从下面十个方面对年会的策划和筹备进行一一说明。

    1. 目的

    通常情况下企业组织年会的目的有三点:一是通过正式的活动辞旧迎新;二是通过表彰优秀激发员工的能动性;三是通过参与增强组织的凝聚力和员工的归属感。此外也有一些企业不限于以上目的,例如,重点强调当年发展里程碑的,借助年会与客户深度互动以增加外部影响力的,等等。

    2. 性质

    年会的性质为整个活动定下基调。纯粹的娱乐休闲?专场表彰大会?内部技能大赛?客户交流?还是兼而有之?

    3. 主题

    年会的主题是整个活动围绕的中心内容,一般都会结合辞旧迎新这个明显的时间特征和本公司年度盛事来确定。常见的年会主题有:年度表彰大会、迎新年联欢会、年度庆典会等。

    4. 形式

    年会的形式视公司规模大小和领导重视程度而定,随着人们对新鲜新奇的需求增加,越来越多的公司不再囿于传统中会议或晚会的形式,而是采取多种活动结合的形式。下面是几种形式可供参考:总结会、颁奖礼、庆功宴/团年饭、游园或旅游等。

    至简版:年度总结、颁奖和晚会融合在一起的一场年会

   至尊版:年度会议+颁奖典礼+联欢会+庆功宴+定点旅游

   推荐版:年度会议+联欢会+团年饭(推荐理由:年度总结采用会议的形式更加正式有效,融入颁奖的联欢会纯粹是员工交流和联欢,顺便达到激励的目的;宴会是中国式年会的必然选择,但如果是大型企业或国企,要主意政治导向不要铺张浪费,最好来点有创意的还那么奢华的)。

    5. 时间

    时间的确定非常重要,有两个大的注意点。一是确定大概是在阳历的年终还是在阴历的春节前后。有些零售行业在12月和1月的时候正在旺季春节过后刚好淡季,他们可能倾向于在农历年后;有些领导担心年会氛围太浓影响工作会把时间安排在农历年前;但越来越多的公司愿意安排在阳历的12月下旬或元月上中旬,因为自然年度更符合企业的经营期间,试想农历年后都3月了你再开始谈年度计划,这是不是很扯的事情?

    二是不必在策划的时候就把准确日期定下来,可以先预判,比如12月下旬或元月第2周;等到后期再根据公司和领导的工作计划确定日期。

    6. 地点

    地点的选择与活动形式、参加人员和财务控制有关。建议提出两个档次的地点供选择,记得每个档次也不要只写一家,可以选2-3家,简要说明各自特色并做个推荐。

    7. 对象

    参加对象由活动主题决定,通常都是公司全员。但有些实力较强的企业会邀请一部分社会名流、主要客户等企业外人士,这要结合自身实际。需要指出的是,参加对象尽量细致并有合计人数,因为后面的预算中需要。例如:总公司86人、A分公司23人、B分公司38人、邀请嘉宾10人,合计157人。

    8. 组织

    最重要的是活动的组织结构、职责权限和具体分工。根据活动规模的大小,组织人员可能有3-10个,甚至更多。建议把人员安排和具体任务形成一个组织分工与工作计划表,会更加清晰明确。下面是推荐版的组织构成,可以根据自己公司的实际情况进行加或减:

    1)总顾问:由公司最高领导担任,说白了是个荣誉职位,大公司可以设,小公司免设。
    2)总指挥:由公司高层管理人员担任,比如副总,主要负责领导和协调。
    3)总策划:一般会有HR部、行政部、企划部等这些执行部门的领导担任,这就看公司年会主要由哪个部门来组织。
    4)策划组:通常由年会组织部门负责,主要负责整个活动的计划制定、流程设计、宣传推广和年会主持。
    5)推广组:通常由年会组织部门和部分业务部门人员组成,主要职责之一是内部宣传营造气氛,之二是外部推广,比如邀约客户甚至是招商拉赞助。
    6)会务组:这是整个活动最核心的小组,通常由行政部、HR部或后勤部参与。大致包括三类岗位,一是礼仪小组,负责接待、引导和颁奖礼仪;二是现场执行小组,负责现场的布置和道具摆放;三是导播小组,负责现场的灯光、音响、幻灯片播放等;四是摄影小组,主要负责拍照和录像。
    7)节目组:通常由年会组织部门负责,包括节目的征集、遴选和排练。
    8)物资组:通常由行政部或后勤部参与,主要负责会场接洽、物料采购和统筹。
    9)机动组:机动人员,根据需要临时安排工作。

    9. 流程

    整个年会的活动流程包括前期策划与筹备阶段,中期的推动执行与现场执行阶段,后期的总结宣传阶段。建议总流程以甘特图的形式来展现,分流程可以用流程表来展现,比如节目单就是一个明显的时间顺序流程表。

    活动现场的流程设计,根据具体内容确定。推荐版年会(年度会议+联欢会+团年饭)的流程建议如下:签到→年度会议(领导讲话→各部门发言→领导总结)→联欢晚会(领导讲话→节目演艺→穿插颁奖→节目演艺→穿插游戏→节目结束→现场评选→优秀节目颁奖)→晚宴开始→宴会结束→安排返回。

    10. 预算

    预算是整个活动策划中至关重要的一项,一旦预算需要调整,那么所策划的活动内容一定会有所变化。预算的基本原则,一是看年初的财务预算;二是结合往年情况和本年度的总体经营管理情况测算。当然你也可以旁敲侧击地打探领导的意思,但务必记住想要办一场高大上的年会但不愿意付出是难以实现的。

    预算结果以表格的形式呈现,应到包括项目、内容、计量单位、单价、数量和金额以及必要的备注;费用的大概项目有场地费、物料费、奖品购置费、餐饮消费和其他必要支出,比如异地的交通费和住宿费等。


                                                                     --转摘自(微媒网络)


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